Hvilke værktøjer anvender man til at styre kontrakter sikkert i mål?

Nedenfor gennemgås de vigtigste værktøjer* du bør anvende.

 

• Interessentskema

• Kontraktstyringsplan

• Kontraktopstartsmøde

• Risikostyringsplan

• Performancemøde

• Tjeklister

• Ændringsformular

• Kontraktafslutningsrapport

 

*Bemærk, at nogle skemaer/værktøjer kan slås sammen i en samlet kontraktstyringsplan.

 

Det første værktøj er interessentskemaet, der skal inddrages i styringen af kontrakten, og udarbejdes inden kontraktopstart, så man ved hvem der skal inviteres med til kontraktopstartsmødet. Her kan man med fordel anvende RACI-skemaer, der også er kendt fra Projektstyring:

 

• R – Responsible: 

Hvem er ansvarlige for at udføre bestemte kontrakt-relaterede aktiviteter (f.eks. tage mod levering, acceptere leverancer, eller klage over eller afvise leverancer)

 

• A - Accountable

Hvem står til regnskab for, at disse aktiviteter rent faktisk udføres, f.eks. den person i forretningen som er ejer af kontrakten i den forstand, at det er deres budget der betaler ydelserne

 

• C - Consulted:

De, der skal konsulteres i forbindelse med disse aktiviteter, f.eks. en contract manager, jurist, udbudskonsulent eller en chef, der skal stilling til ændringer, betalinger, bod mv. 

 

• I - Informed

De, der skal informeres i forbindelse med kontraktens udførelse, f.eks. dem i forretningen, der skal vide, at der er indgået aftale med en ny leverandør, eller ledelsen, der jævnligt skal informeres om status på fremdrift osv.

 

Når RACI-skemaet er lavet, er det en god idé at lave en kontraktstyringsplan, enten på en portefølje af kontrakter eller på større kontrakter, hvor risici og værdi er af betydelig størrelse. Planen vil blive justeret undervejs, efterhånden som man får styr på mere og mere information.

 

Kontraktstyringsplanen oplister (som en projektplan): forretningsmål, tidsplaner, leverancer, betalingsplaner, risikostyring m.v., og hvorledes alt dette planlægges at blive styret i mål, f.eks. ved jævnlige performance-møder, statistikker over leverancer mv. Kontraktstyringsplanen skal deles med dem, der er involveret i styringen af kontrakten på forskellig vis.

 

Kontraktstyringsplanen følges op af et kontraktopstartsmøde, hvor de ovennævnte elementer opridses og afklares, så alle er på ”samme side” i forhold til planen. Her bør der især være fokus på at afklare parternes respektive arbejdsopgaver: hvem der gør hvad hvornår, hvem der skal kommunikere med hvem, afrapportering osv.

 

Det vil ofte være relevant at inddrage leverandører i kontraktopstartsmødet, f.eks. hvor der er tale om levering af komplekse ydelser, hvor kontraktens ydelser skal nærmere udvikles eller lign.

 

En risikostyringsplan forholder sig til de væsentligste risici i kontrakten, f.eks. forsinkelse, mangelfuld levering og nedbrud, og hvordan dette skal håndteres. Heri ligger også en stillingtagen til eventuelle juridiske risici, f.eks. i hvilket omfang bod forventes og hvordan det skal håndteres mellem kunde og leverandør. Denne plan vil ofte være en del af kontraktstyringsplanen, og bør justeres undervejs.

 

Herefter skal kontrakten sættes i drift, og i denne kontraktsfase er det vigtigt med jævnlige ”performance”-møder, statusmøder, milepælsmøder eller lign., hvor kontraktens fremdrift måles. Hvis der er afvigelser fra det planlagte, er det vigtigt at årsagerne analyseres, så kontrakten kan bringes på ret kurs igen – hurtigt. Undervejs skal der naturligvis løbende koordineres, kommunikeres osv.

 

Disse møder skal følges op af statusrapporter, hvor parterne er enige om status og hvad der skal gøres for at rette op. Hvis parterne ikke er enige (i status eller nødvendige handlinger), er der principielt tale om en konflikt, der skal løses efter de aftalte konfliktløsningsmodeller, der bør være aftalt forud for kontraktopstart.

 

De dele af organisationen, der deltager i styringen af kontrakten, kan med fordel anvende tjeklister, så de på en nem måde får et indblik i de aktiviteter, der forventes varetaget af dem, og den proces der skal følges – herunder ”do´s” and ”dont´s”.

 

Det kan også være nødvendigt med ændringer af kontrakten, og her er det vigtigt at anvende standardiserede ændringsformularer, der er et vigtigt værktøj for at dokumentere de nærmere aspekter af ændringerne, herunder eventuelt udbudsretlige konsekvenser.

 

Endelig skal man ved kontraktafslutning dokumentere de opnåede resultater ved at kontraktafslutningsrapport. Her er det vigtigt at dele den viden, man har fået, så den næste kontrakt der indgås, kan lære af de erfaringer, organisationen har fået, så man i de følgende kontrakter bruger den erfaring der er opbygget. Viden og erfaringer skal naturligvis også deles undervejs, hvis der er behov for øjeblikkelig handling.

 

På NSCCM´s kurser og uddannelser, lærer du mere om, hvordan du skal styre dine kontrakter ved hjælp af værktøjer, herunder hvordan du skal skræddersy værktøjerne til din egen organisations behov.

 

Læs mere kurset her:

Basic Contract Management – dansk version

 

Læs mere om certificeringsuddannelsen her:

International certificeringsuddannelse CCM Practitioner – dansk version