Styring af agile og semi-agile kontrakter: udfordringer og løsninger

Dette kræver en plan for, hvordan man i det daglige skal arbejde med det agile projekt og den agile kontrakt, herunder en justering af roller og ansvar samt en klar plan for, hvordan kontrakten skal styres vis-a-vis projektet.

Nedenfor har vi samlet nogle af de pointer, som vi adresserer nærmere på vores kursus ”Styring af agile kontrakter”:

Udfordringer:

1.      Manglende erkendelse, modenhed og villighed til at arbejde agilt

• Agile projekter kræver erkendelse, modenhed og villighed til at arbejde på en anden måde end ved traditionelle vandfaldsmodeller

• Kulturen i organisationen og de traditionelt anvendte projektstyringsmodeller, kan skabe spændinger i forhold til det agile projekt og for den agile kontraktstyring, der bunder i manglende forståelse af den agile udviklingsmodel

• Ledelsen vil nok gerne arbejde agilt, men er nervøse for at projektet kommer ud af kontrol, idet de mister den (formelle) sikkerhed, der er i almindelige vandfaldsmodeller

• Resultatet kan blive manglende lyst eller evne til at styre agile projekter – selv om forretningsbehovet er til stede

2.      Manglende justering af roller og ansvar, mangel på ressourcer og planlægning

• Manglende planlægning og erkendelse af projektets behov kan føre til at de roller og tilhørende ansvar, som det agile projekt og den agile kontraktstyring kræver, ikke bliver introduceret

• Der er generelt en mangel på klarlægning og forventningsafstemning mellem ledelse og medarbejdere, f.eks. i forhold til hvad der er leverandørens og kundens roller og ansvar, og hvordan der løbende skal prioriteres mellem tid, scope (krav) og økonomi

•  Agile projekter ender ofte med at mangle de nødvendige ressourcer herunder en stærk intern såvel som ekstern ledelse og forankring

  
  

3.      Usikkerhed om leverancer, scope, tid og økonomi

• Agile projekter arbejder iterativt og inkrementelt mod et scope der ofte er kendetegnet ved fokus på overordnede krav og forretningsmæssige mål, hvilket kan være svært at definere præcist i en kontrakt

• Der er ofte mangel på tilstrækkelig overvejelse af, hvilke krav der bør prioriteres før andre, og konsekvenser for tid og økonomi

• Der opstår derfor ofte tvetydigheder og uenighed, og uden proaktiv styring og kommunikation, kan dette sætte både projekter og relationer over styr

4.      Fast pris vs. fleksibel udvikling

• Mange kontrakter er baseret på en fast pris og et ønske om et bestemt scope, mens agile metoder forudsætter fleksibilitet i både scope og ressourcer

  
  

•  Risikoen for uenigheder om ændringer og merbetalinger er derfor store

• En konsekvent opfølgning på den agile kontrakt ift. afrapportering, fremdrift, risici mv. er derfor en nødvendighed

5. Ændringshåndtering, governance og udbudsret

• Agile processer er designet til at håndtere tilpasninger og ændringer hurtigt, mens klassiske kontrakter kan være stive og svære at tilpasse

• Ofte mangler der tilstrækkelig fokus på styring af ændringer, og hvad disse indebærer for tid, scope og økonomi

• De ændringer til scope etc. der er i det agile projekt bør i praksis kunne håndteres inden for kontrakten, så de ikke kræver en egentlig kontraktlig ændring

• Ofte er de organisationer, der anvender de traditionelle kontrakter, imidlertid ikke gearet til at agere hurtigt nok ift. de krav, de agile projekter og kontrakter stiller for at forløbe tilfredsstillende

• Endelig kan de udbudsretlige regler volde udfordringer, hvis der ikke tages tilstrækkelig højde herfor, såvel i planlægnings- som i udførelsesfasen

Løsninger:

1.      Skab et fundament af viden, erkendelse og forventningsafstemning

• Uddan ledelse og medarbejdere i at forstå både fordele og ulemper ved agile kontrakter

• Træf de nødvendige forberedelser, herunder i relation til ledelse, kultur og ressourceallokering

• Få styr på projekt og kontrakt fra dag 1, herunder ved forventningsafstemning og dedikerede ressourcer

2.      Løbende samarbejde og transparens – både internt og eksternt

• Skab den rigtige projekt- og kontraktledelsesmodel, og sørg for at afstemme med andre dele af organisationen

• Etabler governance-møder, hvor både kunde og leverandør aktivt deltager

• Sørg for effektiv afrapportering, prioritering af krav og behov samt husk feedback og justering

• Sørg for at have åbne back logs- og prioriteringsprocesser for at sikre fælles forståelse

• Opsaml viden med henblik på forbedring

3.      Brug kontraktmodeller og -vilkår, der er tilpasset den agile udviklingsmodel og organisationens evner og behov

• Sørg for at anvende kontraktmodeller, som er tilpasset agile metoder og som kan håndtere de forskellige dele af ”projekttrekanten” på en måde, der passer til organisationens evner og behov

• Fokusér på leverancer med høj forretningsværdi frem for at forfølge opfyldelse af detaljerede kravspecifikationer

• Brug kontrakter, der tillader løbende justeringer og understøtter fokus på nære opgaver, såsom "rolling wave" planlægning

• Inkludér enighed om agile principper og samarbejdsmodel direkte i kontrakten (f.eks. med afsæt i SCRUM, DSDM eller SAFe)

• Klargør ansvarsfordeling og beslutningskompetencer, og følg op på det

• Inkluder mekanismer til konfliktløsning, hvis der opstår uenigheder og adresser uenigheder så snart de opstå

Anders Christian Boisen og René Franz Henschel er begge undervisere på NSCCM’s kursus Styring af agile kontrakter

Styring af agile kontrakter indgår også i vores nye IT Contract Manager certificering, samt i vores IT Contract Manager pakke.