At styre kontrakter som objekt og at styre forretning gennem kontrakter er ikke det samme – men skal gå hånd i hånd!

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring har traditionelt været anvendt til at betegne de aktiviteter, der finder sted efter kontraktindgåelse, med henblik på at opfylde kontrakten i henhold til ”alle dens ord og punkter”.

Som eksempler på kontraktstyringsaktiviteter kan nævnes:

-       kontraktopstartsmøde, hvor kontraktens vigtigste punkter gennemgås, for dem er involveret i den efterfølgende drift

-       løbende håndtering af dokumentation af relevans for kontrakten

-       kontrol af, om kontraktens krav bliver opfyldt (tid, kvalitet, økonomi), og eventuelle reaktioner på, at de ikke gør det (bod, afhjælpning, erstatning mv.)

-       håndteringen af krav (”claims”) og ændringer

-       kontraktafslutningsaktiviteter

Kontraktstyring anvendes ofte som synonym for contract management. Men både World Commerce and Contracting (World CC) og National Contract Management Association (NCMA) advarer mod, at man fokuserer på kontraktstyring i snæver forstand, ofte forstået som de primært administrative og compliance-drevne pligter, som ligger efter kontraktindgåelse.

Det er nemlig vigtigt, at man hele tiden forbedrer organisationens evne til at udvikle og anvende kontrakter til at opnå de forretningsmål, som kontrakten skal understøtte. Dette kræver samarbejde mellem alle relevante interessenter, helt fra et forretningsbehov opstår, til budfase, forhandling, kontraktindgåelse, kontraktopfyldelse og kontraktafslutning samt ikke mindst kontinuerlig udveksling af viden og erfaringer om hvordan man kan lave kontrakter og styringsaktiviteter, der opfylder forretningsmålene optimalt.

Kontrakten skal med andre ord ses som et værktøj der kræver brugerinddragelse, og som tjener mange forskellige formål, der skal tages højde for fra start af. Det kræver en ”end-to-end” tilgang, kaldet ”contract lifecycle management”, hvor alle berørte og involverede giver deres input til, hvorledes kontrakten bedst understøtter de relevante forretningsmål, f.eks. i relation til kvalitet, tid, økonomi, bæredygtighed, compliance osv. Brugerne af kontrakten skal altså sættes i centrum, så deres behov opfyldes bedst muligt – før såvel som efter kontraktindgåelse.

For at forstå dette nærmere, kan vi se på nogle af de nøglebegreber, som World CC definerer i den lærebog, NSCCM anvender på sine uddannelser: Contract and Commercial Management – The Operational Guide (2011). Eksempelvis defineres hovedbegreberne contract management, contracting og commercial management således (oversat fra engelsk, The Operational Guide s. 617):

Contract management defineres som "...planlægning, overvågning og kontrol af alle aspekter af kontrakten og motivation af ​​alle involverede til at nå kontraktens mål til tiden og til de specificerede omkostninger, kvalitet og ydeevne."

Endvidere defineres ”contracting” som ”... en højt ydende forretningsproces, hvorigennem succesfulde kontrakter og handelsrelationer formes og styres. Forskelle i processen vil skyldes typen af de kontrakter eller de relationer, som en virksomhed anvender; f.eks. kræver køb og salg af råvarer i store mængder en fundamentalt anderledes model end levering af komplekse serviceydelser eller større, langsigtede projekter. Listen over opgaver forbliver den samme; forskellen omhandler, hvem der udfører disse opgaver, hvordan de udføres, på hvilket tidspunkt, og hvor lang tid det tager at færdiggøre aktiviteterne”.

Commercial management (”kommerciel ledelse”) defineres i The Operational Guide som ”aktiviteter, der er ikke-tekniske og derfor omfatter områder som salg, marketing og forretningsdrift. Vores definition omfatter kun de områder, der er af direkte relevans for kontraktens struktur, indhold og udførelse. Vi ser rollen som en ”kommerciel leder” (”Commercial manager”) eller den ”kommercielle proces” som afgørende for at sikre, at alle relevante interessenters synspunkter er blevet indarbejdet og evalueret for derved at sikre, at behovene (kundens) og evnerne (leverandørens) er blevet afstemt. I denne forstand ser vi kontrakten som et værktøj til at foretage og føre tilsyn med den ”kommercielle forsikring” af en handel eller et forhold, og dette kan være fra enten et kunde- eller leverandørperspektiv”.

Denne udvikling fra kontraktstyring i snæver forstand til en kontraktstyring i en bredere forretningsmæssig kontekst (contract and commercial management) bliver mere og mere udbredt i organisationer, da den udløser flere værdier. Generelt bør ledelse og brugerne af kontrakter derfor tænke nærmere over, om kontrakten virkelig anvendes som det bredspektrede ledelses- og managementværktøj, den har potentiale til – eller om de ser kontrakten som ”primært et juridisk compliance-dokument, der bedst gemmes væk i skuffen og kun trækkes frem når der er konflikter…”

Senest har de tyske forfattere prof. dr. jur. Ralph Schuhmann & prof. dr. jur. Bert Eichhorn understreget vigtigheden af at se kontrakter som ledelsesværktøjer for brugerne. I deres bog, Contractual Management. Managing through Contracts (2020) påpeger forfatterne, at kontrakter kan relateres til ledelse på to måder: Kontrakten kan som objekt være genstand for ledelse, og den kan bruges som et ledelsesværktøj. Den første aktivitet anvendes udbredt af organisationer forstået som kontraktstyring eller contract management. Den anden tilgang er ledelsesfokuseret og i dens tidlige udviklingsstadie. Denne tilgang skal se kontrakten fra brugerens – herunder den øverste ledelses – synspunkt og ikke specifikt fra økonomi, jura eller nogen anden videnskabelig disciplin.

Forfatterne understreger, at deres koncept ”Contractual Management”, skal adskilles fra kontraktstyring eller contract management i traditionel forstand, der fokuserer på ledelsen af ​​kontrakten som et objekt, mens Contractual Management er optaget af ledelse ved hjælp af kontrakten - ved at bruge den til at hjælpe en virksomhed, forretningsenhed eller en individuel transaktion med at nå sine mål. Denne aktive opfattelse af kontrakten operationaliserer kontrakten som et ledelsesmiddel (Contractual Management. Managing through Contracts, s. 25) – helt i ånd med f.eks. World CC´s tilgang om at kombinere ”contract” og ”commercial” management til ”contract lifecycle management” for bedre at nå forretningsmål og skabe mere værdi.

Både World CC, NCMA og Schuhmann & Eichhorn fremdrager altså noget helt centralt, når organisationer definerer og udfører contract management – nemlig behovet for at skelne mellem kontrakten som genstand for styring som det objekt den er, og så til at se den som et værktøj, der skal understøtte de formål, som brugerne har.

Vores contract management tilgang

NSCCM´s filosofi er helt klar: der er behov for både at se contract management som ledelse af et objekt og som et værktøj, der hele tiden kan optimeres til at understøtte de formål, den skal tjene – og som kræver inddragelse af brugerne allerede fra behovet opstår, over budfase til forhandling, kontraktindgåelse, drift og afslutning. Med andre ord skal de to tilgange arbejde sammen, for at opnå optimal effekt.

På NSCCM´s uddannelser og kurser får du dybt indblik i de forskellige tilgange til contract management og i de tilhørende processer og aktiviteter, så du ved hvordan du selv kan forbedre din egen organisations håndtering af kontrakter.