Sådan vil AI gøre contract managerens rolle endnu vigtigere fremover

1: Hvordan påvirker AI kontraktens livscyklus?

AI vil påvirke kontraktens livscyklus på en række områder:

• Analyse af kontrakters faktiske performance som funktion af indholdet af klausuler (f.eks. om en bod eller en bonus påvirker opfyldelse negativt eller positivt), afhængigheder (f.eks. forskellige kontrakters afhængigheder af leverandører, markeder, geografier mv.) og trends (f.eks. markedstrends der påvirker kontrakter, priser, risikoforhold, transport mv.);

• Udvikling og udvælgelse af de rigtige (og bedre) kontraktparadigmer og -klausuler i pre-award fasen, f.eks. prismodeller, incitamenter og risikoallokering, baseret på historisk data om ovenstående;

• Aktuel status på og prognoser om værdiopfyldelse, muligheder (opportunities) og risici i enkelte såvel som porteføljer af kontrakter;

• Justering af politikker, processer, roller og ansvar baseret på analyse af ovenstående;

• Optimering af hele forretningen og af forretningsstrategier (indkøb, salg mv.) baseret på ovenstående = contract management som strategisk værktøj.

2: Hvordan vil fordelingen af opgaver mellem mennesker og AI være fremover?

• Mennesker vil stadig lede alle aspekter af kontraktstyring for så vidt angår de mest komplekse, udviklingsprægede og tvetydige/fortolkningstunge kontrakter;

• Mere komplekse, høj-risiko kontrakter vil blive understøttet af AI-værktøjer f.eks. ift. analyser, men mennesker vil forestå forhandlinger og konkrete beslutninger;

• Mellem-komplekse, langvarige leverandøraftaler, der kræver innovation og løbende samarbejde, vil anvende AI til at analysere trends i kontrakter og porteføljer af kontrakter samt af omverdenen, og vil også monitorere compliance (ift. kontrakt, lovgivning, politikker mv.); mennesker vil håndtere relationer og tilpasning til strategier;

• I lav-komplekse kontrakter, med standardklausuler og sporadiske tilpasningsbehov, vil AI kunne udforme og tilpasse kontrakter til forretningens daglige brug, ligesom AI vil advare om risici. Mennesker vil stadig gennemgå og foretage reviews, samt endelig godkende sådanne kontrakter;

• I kontrakter med lavest kompleksitet og risici, på standardvilkår og -betingelser og med lille eller ingen forhandling, vil AI kunne generere automatisk og vælge klausuler til (contract drafting), baseret på forudsatte værdier og spørgsmål til forretningen; AI vil også kunne udføre compliance tjeks på disse kontrakter.

3: Hvordan kan AI hjælpe med at forbedre de områder, hvor værditabet er størst?

• Uklare formål og ”scope”: AI vil kunne ”flage” uklart sprog, forskelle mellem sprog i kontrakter og bilag, og foreslå omformuleringer og forbedringer;

• ”Predictive analysis” (”forudsigende analyse”) vil muliggøre advarsel om, og forslag til at undgå eller mitigere risici, herunder hvordan den bedst fordeles mellem parterne;

• Mangel på styring eller ”governance”: AI vil understøtte og foreslå forbedringer til automatiserede workflows, roller og ansvar;

• Mangelfuld forhandlingspraksis: AI vil kunne skabe scenarier, der kan hjælpe med at balancere kortsigtede mål og fordele med langsigtede mål og fordele;

• Udfordringer med at håndtere ændringer: AI vil kunne monitorere ændringsanmodninger, analysere deres kommercielle og juridiske konsekvenser, og foreslå reviderede vilkår og klausuler;

• AI vil kunne understøtte bedre udvælgelse af leverandører, identificere områder for forbedring og foreslå forbedringsaktiviteter;

• AI vil kunne simplificere kontraktprocesser og klausuler ved at foreslå færre og bedre standarder og strømline processer;

• AI vil kunne foreslå bedre klausuler mv., der kan optimere innovation;

• AI vil hjælpe med at understøtte måling af værdier, gennem måling af performance mod benchmark og identifikation af de kontrakter der performer bedre – eller værre – end andre.

4: Hvordan påvirker det contract managerens rolle og betydning?

• Contract manageren vil kunne håndtere simple og mindre komplekse kontrakter hurtigere og mere effektivt, og derved frigøre tid og energi til de mere komplekse samt højst komplekse kontrakter;

• Contract manageren vil kunne identificere de kontrakter, der har behov for opmærksomhed – før problemerne udvikler sig dramatisk, f.eks. før en ”kvartalsrapport” der rapporterer om problemerne på bagkant…

• Contract manageren vil kunne få støtte til at planlægge og gennemføre mere strategisk afstemte og afbalancerede forhandlinger, der kræver omtanke og tager højde f.eks. kunde-/leverandørrelationer, markedsvilkår og den konkrete forhandlingskontekst;

• Contract manageren vil kunne integrere sit arbejde bedre med ERP- og CRM-systemer, herunder trække eksterne data ind automatisk, der kan hjælpe med at styre kontrakterne proaktivt;

• Contract manageren kan anvende AI til at generere rapporter, der f.eks. identificerer områder hvor nuværende formuleringer i SLA volder problemer, og forslag til løsning. AI kan illustrere sammenhænge, afhængigheder og løsninger visuelt;

• De arbejdsopgaver, der p.t. er ”kernen” for mange contract managers – f.eks. at udarbejde standard, lav-komplekse kontrakter, udarbejde kontrakt-resumeer, udføre rutineprægede compliance checks og basal risiko analyse efter standardprotokoller, vil praktisk taget udgå af contract managerens arbejdsopgaver, når først systemerne er opbygget. Disse opgaver skal naturligvis jævnligt monitoreres og ajourføres med den nyeste viden og praksis;

• Contract manageren skal være tilpasningsdygtig og åben for kontinuerlig, livslang læring, hvor man opdaterer sin viden og kunnen, nye metoder og værktøjer osv. 

Konklusion:

Gennem anvendelse af AI, kan contract management blive mere agil, responsiv og understøttende for alle dele af forretningen – inklusiv ledelsen. 

Administrative og rutineprægede aktiviteter med lav værdi kan automatiseres, og contract manageren kan bruge mere tid og energi på at udvikle og optimere de kontrakter og relationer, der udgør de største risici, men som også indeholder det største potentiale for værdiskabelse i organisationen.

Denne udvikling – kombineret med mere informeret og ”fakta”-baseret beslutningstagning med bedre data – kan bruges til at forbedre de menneskelige relationer, understøtte vidensdeling, og løfte contract management funktionen til mere anerkendelse. 

Contract management funktionen vil hermed kunne få større ansvar, og flere contract managers vil kunne få adgang til ledelseslagene i deres organisationer.

Dermed åbner contract management-funktionens anvendelse af AI ikke alene op for bedre at kunne høste de værdier, som kontrakter udgør for organisationen – den vil også kunne forbedre contract managerens anerkendelse og strategiske rolle i organisationen.