Er du klar til den nye globale kontraktstyringsstandard (CMS™)? (Artikel 1 ud af 4).

Artikel 1: Introduktion til den nye Contract Management Standard (CMS™).

1. Indledning og baggrund

Den nye, globale kontraktstyringsstandard Contract Management Standard (CMS™) er i juni måned blevet opdateret og foreligger nu i sin 4. udgave siden publiceringen af den første standard tilbage i 2016. Standarden blev oprindeligt publiceret af den amerikanske contract management forening, National Contract Management Association (NSCM).

I 2023 gik World Commerce & Contracting (World CC) og NCMA sammen om at udvikle standarden til at blive en ny fælles, global standard. Tilsammen har de to organisationer mere end 175.000 medlemmer over hele verden – heraf ca. 1.000 i Danmark. Mange af de danske medlemmer har taget en WorldCC-certificering gennem NSCCM. Disse certificeringer lever grundlæggende alle op til den nye standard.

De to organisationer har også stiftet et fælles forskningsinstitut, Commerce and Contract Management Institute (CCM Institute), der fremover står som officiel udgiver af standarder, vejledninger mv. CMS™ er godkendt af American National Standards Institute (ANSI) der er et prominent medlem af ISO. Det forventes, at standarden i løbet af kort tid bliver en officiel ISO-standard.

For at udvide standardens relevans på det globale marked, er standarden blevet videreudviklet og bekræftet gennem en international proces, der dels omfattede en analyse af de opgaver, contract managers løser verden over, dels bestod i input fra ekspertgrupper, indkøbsforeninger mv. Endelig gik den gennem en validering via en offentlig ”peer-review”-proces, hvor alle interesserede parter kunne kommentere på et udkast til standarden.

NSCCM´s uddannelsesansvarlige, professor René Franz Henschel, bidrog i en tidlig fase af arbejdet, idet han var medlem af en ekspertgruppe, der afgav kommentarer til den oprindelige amerikanske standard. Hans arbejde bestod bl.a. i at vurdere, hvorvidt CMS™ kunne tilpasses WorldCC´s tilgang og undervisningsmateriale, som René har været med til at udarbejde. Vurderingen var, at de to tilgange i det væsentlige stort set var identiske, dog med behov for nogle nødvendige justeringer. Alle de certificeringer NSCCM udbyder, følger den nye standard.

Den grundlæggende idé bag standarden er, at en almindelig og gentagen brug af en konsensusbaseret, global standard om kontraktstyring vil forbedre produktiviteten, øge effektiviteten og reducere omkostningerne i offentlig og private organisationer.

Standarden understreger, at effektiv kontraktstyring fremmer kontrakter som strategiske værktøjer, der bidrager til innovation, samarbejde og langsigtet værdiskabelse. 

Standarden understreger desuden, at kontraktparternes succes ikke kun skal vurderes gennem direkte interaktion, f.eks. ved forhandlinger og udførelse af kontrakten, men også når der ikke er nogen direkte interaktion mellem parterne, f.eks. ved planlægningsaktiviteter i kontraktens livscyklus. 

Endelig understreges det, at succes for den ene part sandsynligvis ikke vil opstå uden den anden parts succes. Tværtimod opstå den mest succesfuld forretning og kontraktstyring, når begge parter klart forstår alle arbejdsopgaver, de nødvendige kompetencebehov og leverancer.

2. Formål og anvendelsesområde

Formålet med CMS™ er at beskrive kontraktstyring eller contract management gennem de processer og interessent-relationer, der skabes gennem integration og interaktion mellem jobopgaver og kompetencer, under hensyn til de formål, disse tjener. Det lyder meget abstrakt, og det det også – men nedenfor i afsnit 4 vil du får et eksempel på, hvordan det fungerer i praksis, så du kan roligt læse videre!

CMS™ omfatter alle de kontraktstyringsprocesser og forretningsrelationer, der kræves for at udvikle indkøbs- og salgsstrategier, indgå kontrakter, udføre kontrakter samt lukke kontrakter om levering af varer eller tjenesteydelser. 

De primære deltagere i denne proces er købere og sælgere inden for kontraktstyring; standarden omfatter også køber- og sælgersamarbejde med interessenter fra ingeniørvidenskaber, estimering, finans, jura, logistik, projektstyring, kravsudvikling, supply chain management, kvalitetskontrol, kunder og andre.

Standarden finder anvendelse på følgende områder, der involverer kontraktstyringsaktiviteter:

1. Alle erhvervelser, rammeaftaler, investeringsaftaler, leasingaftaler, licenser, ordrer, indkøb, køb, underleverandøraftaler og alle andre typer juridisk bindende kontrakter – fra simple kreditkortkøb til komplekse opkøb;

2. Enhver organisation, der arbejder med enhver form for kontrakt, f.eks. offentlige myndigheder (statslige såvel som lokale), industrier (business-to-business, business-to-government, store virksomheder, mellemstore virksomheder, små virksomheder), og underleverandører (alle niveauer);

3. Enhver tilsynsaktivitet, der involverer overholdelse af love, regulativer og procedurer af betydning for kontrakter, f.eks. voldgiftssager, revisioner, juridiske udtalelser og afgørelser, retssager, performance management reviews, protester, risikovurderinger, forbedring/automatisering af forretningsprocesser mv.;

4. Enhver organisation, der udvikler kurser og programmer eller uddannelser og læseplaner (f.eks. professionelle foreninger, universiteter/gymnasier, kursusudbydere (som f.eks. NSCCM), skoler m.v.); samt

5. Enhver person, der er interesseret i at udvikle og øge egne kompetencer, eller enhver organisation, der er interesseret i at forbedre sin arbejdsstyrke og proceskapacitet (f.eks. fokusere knappe ressourcer (personale, penge, udstyr, tid osv.) på at målrette kompetencehuller; opnå certificering; opnå meningsfulde resultater).

Nordic School of Contract and Cmmercial Management (NSCCM) er som kursus- og certificeringsinstitution derfor direkte omfattet af standardens anvendelsesområde. NSCCM er akkrediteret af WorldCC, ligesom vi som nævnt ovenfor, har været med til at udvikle den nye standard. Alle vores certificeringer, kurser og uddannelser vil leve op til den nye standard.

3. Definitioner

CMS™-standarden fastlægger en række grundlæggende termer og definitioner af betydning for contract management-disciplinen:

1. Kontraktstyring (contract management): en disciplin, der skaber værdi gennem køb og salg via udførelse af arbejdsopgaver i overensstemmelse med de vejledende principper, som defineret i Contract Management Standard™. Se desuden definitionen af Kontrakt (punkt 5) og Ledelse (punkt 11).

2. Kontraktstyringsdisciplin (contract management disciplin): et karriereområde bestående af flere forretningsprofessioner, delvist udført af professionelle contract managers.

3. Kontraktstyringsprofession: karriereområdet dedikeret til kontraktstyring (contract management professionen)

4. Tildeling: udførelsen, samtykket eller accepten af ​​en kontrakt, efter at køber og sælger er nået til enighed om vilkår og betingelser for levering af varer og tjenesteydelser. 

5. Kontrakt: et juridisk bindende forretningsinstrument til salg, køb eller leasing af varer eller tjenesteydelser; eller opførelse, ændring eller reparation af fast ejendom. Aftalen er enten en udveksling af forpligtelser og/eller rettigheder til at handle eller undlade at handle på en bestemt måde (bilateral kontrakt) eller en udveksling af en handling for en forpligtelse og/eller rettighed (ensidig kontrakt, f.eks. en købsordre). For at være juridisk bindende skal sådanne aftaler opfylde kravene i relevante lovsystemer, kodekser, bestemmelser, traktater og internationale aftaler.

• Kontrakter omfatter anskaffelser, rammeaftaler, investeringer, leasing, licenser, ordrer, indkøb, køb, underentrepriser, transaktioner og andre juridisk bindende aftaler i overensstemmelse med ovenstående beskrivelse.

• Ordrer kan udstedes ved tildeling, samtykke eller accept som selvstændige kontrakter eller som en ordre truffet i henhold til en etableret kontrakt.

En kontrakt skal bestå af fire væsentlige elementer:

• Tilbud;

• Accept;

• Vederlag; og

• Hensigten om at skabe et retsforhold – indgået af parter med juridisk kompetence til at indgå kontrakter.

For at en kontrakt kan være gyldig, skal begge parter angive, at de accepterer vilkårene. For at en kontrakt kan være bindende, skal den have et lovligt formål, og den kan kun indgås af parter, der er myndige og har den rette kompetence og fuldmagt.

Kontrakter har to hovedkomponenter:

• Generelle træk – Disse omfatter begreber som principal og agent, typer af fuldmagt, væsentlige elementer i en kontrakt, markedsundersøgelser, konkurrence, rimelige priser, gældende lovgivning, bemyndigende parters fuldmagt og etik; og

• Vilkår og betingelser for at håndtere specifikke kontraktforhold

– Disse omfatter komponenter som omfang af arbejdet/leverancer, levering (f.eks. INCOTERMS, forsikring, timing/plan), kvalitet, accept, ejendomsoverdragelse, force majeure, lovændringer, risiko for tab, afvisning, kaution og garantier, betalingsbetingelser (herunder valuta), kontraktændringer og krav, suspension samt ophævelse og opsigelse. 

6. Contract manager: den/de udpegede, professionelle repræsentant(er) eller agent(er) for en kontraktpart, der skaber værdi gennem køb og salg via planlægning, udførelse og/eller overvågning af forvaltningen af ​​kontrakter, som defineret i Contract Management Standard™. 

7. Kontraktparter: de to primære roller for en contract manager – køber og sælger.

• Køber: den kontraktpart, der har kravet om, at varer eller tjenesteydelser skal opfyldes af en eller flere sælgere.

• Sælger: den kontraktpart, der har til opgave at opfylde køberens behov for varer eller tjenesteydelser. 

8. Kontraktudførelse: opfyldelse af vilkårene i en kontrakt.

9. Kunde: den person eller organisation med det identificerede behov, og som er modtager eller bruger af varer eller tjenesteydelser, der skal leveres i henhold til en kontrakt.

10. Levering: den formelle handling med at overføre varer eller udføre tjenesteydelser i henhold til vilkårene og betingelserne i en kontrakt. 

11. Ledelse (management): kunsten at drive forretning. De vigtigste krav til ledelse og management er at fastsætte mål og planlægge; organisere; motivere og kommunikere; måle præstation; og udvikle individuelle såvel som organisatoriske evner og kompetencer.

12. Interessent: ​​en person, gruppe eller organisation med en personlig interesse eller andel, der påvirker beslutningstagningen eller aktiviteterne i virksomheden.

4. Struktur

CMS™ består af fem hovedkomponenter (se figur 1):

1. Vejledende principper: disse principper gælder for alle faser af kontraktens livscyklus. 

2. Kontraktens livscyklusfaser: faserne i en kontrakt: Før tildeling (pre-award); Tildeling (award); og Efter tildeling (post-award). NB! Tildeling er et generisk begreb, der ikke skal forveksles med en udbudsretlig tildeling.

3. Domæner: de områder inden for en kontraktens livscyklusfase, der producerer de mest betydningsfulde resultater for kontraktstyring.

4. Kompetencer: de processer, der anvendes til at producere de forventede resultater for kontraktstyringen inden for de enkelte domæner. Disse processer involverer evnen til at udføre flere jobopgaver, både samtidigt og sekventielt, samtidig med at der opnås meningsfulde resultater.

5. Jobopgaver: de opgaver, der skal udføres på baggrund af best practice af de kontraktstyringsansvarlige (eller dedikerede contract managers). Sådanne jobopgaver behandles systematisk for at opnå de forventede resultater af kompetencerne. Selvom jobopgaverne præsenteres som lister, forventes det, at professionelle kontraktstyringsansvarlige/contract managers dygtigt behandler dem samtidigt eller sekventielt, alt efter hvad der er relevant, i hele kontraktens livscyklus.

Disse 5 hovedkomponenter har indbyrdes sammenhæng i kontraktens livscyklus:

Som et eksempel kan nævnes den fase, der hedder ”Award”, eller tildeling. Selve ”Tildelingsfasen” udgør et særegent domæne, hvor der på baggrund af en forudgående udbuds- eller tilbudsfase (Pre-award-fasen) nu skal udarbejdes en kontrakt (”Form contract”). Det kræver en ”kompetence” – dvs. en selvstændig proces med samarbejde/integration af en række interessenter – at udforme en kontrakt.  For at kontrakten skal kunne endeligt udarbejdes, kræves der bl.a. en evaluering af tilbud, forhandlinger og udarbejdelse af vilkår, formel tildeling og underskrift. Disse aktiviteter foregår ofte både sekventielt og samtidigt, og kræver altså både en systematisk tilgang og koordination for at kunne lykkes. Dette skal igen ske under overholdelse af ”Principperne” – f.eks. lovregler og kontraktjuridiske regler, viden om roller og ansvar i kontraktprocessen, forretningsforståelse, teamwork, situationsfornemmelse, etik, kommunikation og dokumentation. Det er hele denne ”interaktion” og ”integration” imellem og af de enkelte dele, der tilsammen skaber ”contract management”.

Her ses et samlet overblik over kontraktens livscyklus i forhold til faser, principper (hvordan), domæner, processer (kompetencer) og jobaktiviteter (hvad):

I det følgende beskriver standarden principperne for de relevante jobopgaver:

5. Globale principper for jobopgaver

CMS™ definerer en række principper, der afspejler det perspektiv og den intention, som ”konsensusorganet” (NCMA og WorldCC samt den globale peer-review proces) havde da det designede og udviklede jobopgaverne for hver fase af kontraktens livscyklus:

1. Jobopgaver beskriver en proces og er ikke designet til at blive tildelt eller beskrive nogen specifik rolle, funktion eller afdeling i en indkøbs- eller salgsorganisation (herunder interessenter, kunder, leverandører osv.).

2. Køber og sælger beskriver de organisationer, der udgør købs- og salgssiden af ​​en transaktion.

3. Jobopgaver er formuleret på en sådan måde, at de så vidt muligt er universelt anvendelige. Det betyder, at de ikke forsøger at tilpasse sig nogen bestemt region, branche, kunde eller kontraktmodel. Med dette for øje er sproget holdt klart og enkelt, og terminologien er valgt, så den let kan oversættes på tværs af sprog for at fremme en fælles forståelse af intentionen med hver jobopgave.

4. Jobopgaverne beskriver "hvad"-kerneaktiviteter (dvs. de overordnede), der er centrale for at udøve den globale kontraktstyringsdisciplin i regional og lokal praksis. Jobopgaver beskriver ikke ”hvordan” (how) (dvs. adfærd), færdigheder eller forventninger, der stilles til enkeltpersoner og teams, der udfører jobopgaverne. ”Hvordan” behandles i afsnittet om vejledende principper.

5. Jobopgaver er muligvis ikke allesammen relevante for alle brancher eller regioner. Det skal bemærkes, at jobopgaverne ikke bør fortolkes som en strengt lineær proces; nogle trin gælder muligvis ikke, eller nogle trin kan være mere komplekse for nogle end for andre.

6. Jobopgaver er fleksible med hensyn til anvendelse, tilpasningsevne og til at holde trit med den hurtige og kontinuerlige udvikling inden for forskellige aspekter (f.eks. teknologi, lovgivning, transaktioner, forretninger osv.)

6. Opsummering

Samlet set indeholder den nye standard en disciplineret tilgang til kontraktstyring, med en række vigtige definitioner, en række vigtige domæner samt en beskrivelse af de processer (”kompetencer”) og de kerneaktiviteter, der skal udføres for at aktivere ”contract management” som en proaktiv og værdiskabende disciplin. 

Formålet med contract management er grundlæggende at understøtte de interessent-relationer, der skabes gennem optimal integration og interaktion mellem jobopgaver og processer, under hensyn til de formål, disse tjener – f.eks. indhentelse af tilbud, udformning af en kontrakt, eller opstart og drift af en kontrakt med løbende monitorering af ydelserne.

I de kommende artikler, vil vi uddybe følgende grundlæggende områder fra den nye CMS™-standard:

Del 2: Vejledende principper og kontraktens livscyklus.

Del 3: Pre-Award, Award og Post-Award contract management.

Del 4: Sådan opbygger du din kontraktstyring baseret på internationale standarder.

På denne måde er det vores håb, at du bliver grundigt klædt på til at kunne forstå og anvende den nye standard i dit daglige arbejde – til glæde og gavn for dig og din organisation!