Artikel 3 ud af 4: Er du klar til den nye globale kontraktstyringsstandard (CMS™)?

Artikel 3: Aktiviteter før, under og efter tildeling af kontrakten (pre-award, award og post-award)

1. Indledning

I den første artikel i serien fortæller vi om standardens formål og anvendelsesområde, dens struktur og definitioner samt ikke mindst de nye globale principper for opgaveløsning, som alle kan læne sig op ad, når de skal udføre contract management – uanset hvilken type kontrakt, industri eller kultur de kommer fra.

I den anden artikel fokuserer vi på de principper (”Guiding principles”) der skal anvendes, når man udøver den daglige praktiske contract management, ligesom kontraktens livscyklus introduceres.

I denne tredje artikel forklares det, hvilke aktiviteter der skal udføres i forbindelse med de tre hovedfaser i kontraktens livscyklus: Før tildeling, Tildeling og Efter tildeling (pre-award, award og post-award).

2. Introduktion til kontraktens livscyklusfaser

Standarden fastslår indledningsvist, at kontraktens livscyklus defineres af alt hvad der sker mellem begyndelsen og slutningen af en kontrakt. Denne livscyklus er inddelt i tre grundlæggende faser: Før tildeling, Tildeling og Efter tildeling.

Alle kontraktstyringsprocesser, der udføres af kontraktansvarlige, falder generelt inden for fem områder i de tre faser af kontraktens livscyklus. Figur 4 illustrerer, hvordan områderne relaterer til livscyklusfaserne, og figur 5 illustrerer områderne og deres resultater. Hver kontraktlivscyklusfase og hvert område har specifikke kompetencer og arbejdsopgaver, som tilsammen kaldes processer.

3. Før tildeling

Den første fase af kontraktens livscyklus er før tildeling (punkt 2.0. i standarden). Processen Før tildeling involverer kontraktstyringsfunktioner angående kontraktplanlægning og omfatter forretningsprocesserne for købere, der udarbejder anmodninger, og sælgere, der udarbejder tilbud.

Der er to områder inden for livscyklusfasen før tildeling. Den første: Udvikl indkøbsstrategi, hvor kompetencerne for indkøbere på dette område er planlægning af indkøbsstrategi og indhentning af tilbud. Den anden kompetence: Udvikl salgsstrategi, udgøres af planlægning af salgsstrategi og forberedelse af tilbud, og er altså sælgers kompetenceområde.

Processerne i livscyklusfasen før tildeling interagerer med hinanden og integreres løbende i henhold til de vejledende principper. Desuden har processerne før tildeling en direkte indvirkning på præstationerne og resultaterne af faserne Tildeling og Efter tildeling i livscyklussen. Områderne, kompetencer og de almindelige arbejdsopgaver i livscyklusfasen før tildeling er vist i figur 6 (køber) og figur 7 (sælger).

4. Tildeling

Den anden fase i kontraktens livscyklus er Tildeling (punkt 3.0 i standarden). Tildelingsprocessen omfatter de kontraktstyringsfunktioner, der knytter sig til udarbejdelse af kontrakten, og dækker de forretningsprocesser, som både køber og sælger gennemfører for at nå frem til en endeligt tildelt kontrakt.

Processerne i livscyklusfasen Tildeling hænger tæt sammen, påvirker hinanden indbyrdes og integreres løbende i overensstemmelse med de vejledende principper. Resultaterne i denne fase påvirkes desuden direkte af den samlede effekt af processerne og resultaterne fra livscyklusfasen Før tildeling, og de vil samtidig have en direkte indvirkning på procesforløb og resultater i livscyklusfasen Efter tildeling.

Omfanget, kompetencerne og de typiske arbejdsopgaver i livscyklusfasen Tildeling fremgår af figur 8:

5. Efter tildeling

Når tildelingsfasen er afsluttet, begynder kontraktens livscyklusfase Efter tildeling (punkt 4.0 i standarden). Dette involverer kontraktstyringsfunktioner kendt som udførelse af kontrakt og afslutning af kontrakt. Den specifikke styring af kontraktopgaverne vil variere meget afhængigt af kontraktens kompleksitet. Både køber og sælger er aktivt involveret i udførelsen af kontrakten for at sikre tilfredsstillende resultater og for at bringe kontrakten til en vellykket afslutning. 

Processerne efter tildeling interagerer med hinanden, og de integreres løbende ifølge vejledende principper. Processer og resultater efter tildeling er direkte påvirket af den kumulative effekt af præstationerne og resultaterne fra processerne før tildeling og tildeling.

Der er to områder for fasen Efter tildeling: 4.1 Opfyld kontrakt – arbejdsopgaverne og kompetencerne for dette område resulterer i kontraktens opfyldelse (se figur 9). 4.2 Afslut kontrakt – arbejdsopgaverne og kompetencerne i dette område resulterer i kontraktens afslutning (se figur 10):

6. Opsummering

Standarden uddyber i punkt 2.-4. de globale principper for opgaveløsning, som alle kan læne sig op ad, når de skal udføre contract management – uanset hvilken type kontrakt, industri eller kultur de kommer fra.

I artikel 4 vil vi se nærmere på, hvordan standarden kan anvendes om inspiration til eget arbejde: Sådan opbygger du din egen kontraktstyring baseret på internationale standarder!