Artikel 2 ud af 4: Er du klar til den nye globale kontraktstyringsstandard (CMS™)?

Artikel 2: Vejledende principper og kontraktens livscyklus

Introduktion

I den første artikel i serien fortæller vi om standardens formål og anvendelsesområde, dens struktur og definitioner samt ikke mindst de nye globale principper for opgaveløsning, som alle kan læne sig op ad, når de skal udføre contract management – uanset hvilken type kontrakt, industri eller kultur de kommer fra.

I den anden artikel fokuserer vi på de principper (”Guiding principles”) der skal anvendes, når man udøver den daglige praktiske contract management, ligesom kontraktens livscyklus introduceres.

1. Indledning

Som det blev forklaret i den første artikel, er formålet med contract management grundlæggende at understøtte de kontrakt-relaterede interessent-relationer, der skabes gennem integration og interaktion mellem jobopgaver og processer i kontraktens livscyklus, f.eks. ved indhentning af tilbud, udformning af en kontrakt, eller opstart og drift af en kontrakt med løbende monitorering af ydelserne.

I den anden artikel fokuserer vi på de principper, som dem der er ansvarlige for at styre kontrakter skal følge. Disse vejledende principper (”Guiding principles”) gælder i alle faser af kontraktens livscyklus og danner rammerne for adfærd og tilgang til kontraktstyring udført af de ”Kontraktstyringsansvarlige” – dvs. enten af dedikerede contract managers og/eller af dem, som opgaven med at styre kontrakten eller dele deraf er uddelegeret til.

Mens processerne altså beskriver, hvad kontraktstyringsansvarlige almindeligvis gør, beskriver de vejledende principper, hvordan kontraktstyring bør udføres (se figur 1):

2. De vejledende principper

2.1 Viden, færdigheder og roller

Kontraktstyring kræver tilegnelse af viden, brug af et bredt og unikt sæt af færdigheder samt udførelse af flere roller.

2.1.1 Viden

Kontraktstyring kræver tilegnelse af en viden, som er en særlig viden opnået gennem forskning, akademiske studier, træning, certificering og kontinuerlig læring. Contract Management Standarden™ informerer om, hvad der er inkluderet i denne viden. Der er mange kilder til viden om kontraktstyring, herunder retningsliner og regler fra regeringer, industrien, den akademiske verden, juridiske organer, foreninger og internationale organer. De ansvarlige for kontrakten og contract managers anvender denne viden om kontraktstyring til at nå interessenternes og kontraktstyringsdisciplinens mål.

2.1.2 Færdigheder

Færdighed er evnen til at anvende sin viden effektivt og let i i udørelsen af en arbejdsopgave. Dygtiggørelse i en færdighed er typisk karakteriseret ved mange års erfaring, graden af kompetence, de opnåede resultater og måden, hvorpå disse opnås. Kontraktstyring kræver færdigheder inden for følgende områder, oplistet nedenfor. Ordene i parentesen er nogle eksempler på anvendelsen af færdigheden og skal ikke fortolkes som en udtømmende liste over anvendelser af den pågældende færdighed:

1. Fuldmagt (betroet ansvar, pligter, myndighed);

2. Budgettering (udgiftsplan, indtægter, udgifter, ressourceallokering og kontrol);

3. Forretningsudvikling (teaming, ejeraftaler);

4. Forretningsetik (overholdelse, løsning af gråzoner);

5. Samarbejde med andre ansvarlige for kontraktstyring (herunder fagfolk fra projekt, teknik, finans, forsyningskæde, kvalitet, jura, ejendom, data, informationsteknologi);

6. Kommunikation (skriftlig, mundtlig, visuel);

7. Overholdelse af krav (juridiske, lovgivningsmæssige, organisatoriske, kontraktlige);

8. Kontraktindgåelse (beskrivelse af ydelser, vilkår og betingelser, tilbud, accept, vederlag, gyldigt formål, lovlighed);

9. Kontraktfortolkning (regler, præcedens, retspraksis);

10. Kontraktudførelse (pris/omkostning, teknisk, levering, afslutning);

11. Konfliktløsning (kontraktfortolkning, krav, tvister);

12. Due diligence (udøvelse af nødvendig omhu, og selve transaktion);

13. Forhandlinger (god tro, positionelle versus interessebaseret forhandling);

14. Ledelse (vision, mission, vejledning, indflydelse, følelsesmæssig intelligens, tilpasning til organisationens mål);

15. Personligt initiativ (rettidige beslutninger inden for myndighedsområde, rådgive andre uden for deres myndighedsområde);

16. Planlægning (strategisk, operationel, kontraktpåkrævet);

17. Procesforbedring (effektivitet, produktivitet, metrikker, måling, innovation);

18. Relationsstyring (kunder, interessenter, internt, eksternt);

19. Analyse og evaluering af anmodninger (pris, omkostninger, teknisk, bedste værdi);

20. Anmodninger (ydelser, vilkår og betingelser, kontrakttype, metoder);

21. Tilbud og svar på anmodninger (pris, teknisk, værditilbud, overholdelse af krav, lydhørhed);

22. Risikostyring (vurdering, strategier);

23. Sund professionel dømmekraft (skarphed, objektivitet, erfaring, beslutninger, afgørelser, resultater, begrundelser, godkendelser, notater);

24. Sourcing (fremstil eller køb, markedsundersøgelser, forretningsforbindelser, ansvar);

25. Bemanding (organisering, ansættelse, udvikling, træning, coaching, mentoring).

2.1.3 Roller

Contract managers og andre kontraktstyringsansvarlige bruger deres kontraktstyringsfærdigheder til at udføre de roller, de er tildelt. En rolle er et sæt af ansvarsområder eller pligter, som en person forventes at udføre inden for en bestemt stilling eller et bestemt job. Selvom der er et vist overlap mellem roller og færdigheder, definerer roller brede jobfunktioner, mens færdigheder specificerer evner. En rolle kan kræve flere færdigheder, og en enkelt færdighed kan være nyttig i flere roller.

Roller kan organiseres i tre brede kategorier: 

1. Interpersonelle roller – Disse er ansvarsområder relateret til interaktion med teammedlemmer og interessenter. Dette omfatter uformel såvel som formel ledelse samt skabelse af kommunikation og samarbejde mellem de forskellige personer

2. Informationsroller – Denne kategori beskriver opgaverne med at behandle, generere og udveksle information for at nå organisationens mål. Dette omfatter overvågning, formidling og agere talsperson

3. Beslutningsroller – Disse roller involverer brugen af tilgængelig information til at træffe strategiske forretningsbeslutninger. Dette omfatter forhandlinger, håndtering af ”forstyrrelser” og uforudsete hændelser, ressourceallokering og iværksætning af handlinger.

2.2 Købmandsskab (Kommerciel skarpsindighed)

Kommerciel skarpsindighed eller købmandsskab beskriver proceskendskabet til strategisk styring og tilsyn med kontraktforhold i forbindelse med organisationens tilsigtede resultater, købers og sælgers mål og kapaciteter, markedsforhold, kommerciel risikostyring og andre elementer, der udgør den overordnede kontekst, hvori kontrakterne indgås og administreres. Kommerciel skarpsindighed omfatter derfor alle områder af professionel praksis, der er relevante for at drive handel, i det omfang de er direkte relevante for strukturering, indhold og opfyldelse af kontrakter.

Den ”kommercielle proces” skal derfor sikre, at alle relevante interessenters synspunkter er blevet indarbejdet og evalueret, at sikre, at behovene (hos køber/kunde) og kapaciteterne (hos sælger og underleverandører) er blevet afstemt, at overvåge og evaluere udførelsen af en kontrakt i overensstemmelse med organisationens strategiske mål og formål, og at sikre, at køber og sælger er i stand til at levere de tilsigtede resultater af kontrakten.

I denne forstand kan kontrakten ses som et værktøj til at foretage og føre tilsyn med 'kommerciel sikring' (”commercial assurance”) af en aftale eller et kommercielt forhold, og dette kan være fra enten en købers eller en sælgers perspektiv.

Kommerciel skarpsindighed og købmandsskab er en afgørende færdighed for at skabe og vedligeholde kontraktlige relationer, udføre kontraktstyringsopgaver og afstemme og opnå købers ellers sælgers strategiske mål.

2.3 Forretningsetik

Forretningsetik er principper, der styrer beslutningstagning. De er en vejledning i, hvad der er rigtigt eller forkert i en forretningssituation. Principperne giver en fælles måde at håndtere forretningssituationer på. Disse principper kan kaldes en kodeks, standard eller praksis. De fleste principper kræver, at forretningen drives under hensyn til fortrolighed, retfærdighed, åbenhed, respekt og tillid.

For at nå dette mål omhandler principperne almindeligvis ansvarlighed, compliance, fortrolighed, god tro (loyal forretningsskik), integritet og professionalisme. Principperne specificerer almindeligvis også forbudt adfærd. Principperne giver også vejledning og ressourcer til rapportering og løsning af forretningsetiske problemer.

Kontraktstyring kræver forretningsetik, fordi kontraktstyring tjener andres interesse. Contract managers eller kontrakstyringsansvarlige tjener deres organisation, samtidig med at de opretholder interessenternes tillid og sikrer tillid til integriteten af kontraktstyringsprocessen.

Contract managers og kontraktstyringsansvarlige overholder forretningsetikken i deres organisation, deres kontrakter og deres professionelle brancheforeninger. Contract manageren træffer beslutninger og løser etiske spørgsmål ved at anvende disse principper på den aktuelle situation.

Et etisk kodeks er et væsentligt element i ethvert erhverv. Overholdelse af forretningsetik opbygger tillid til og bevarer integriteten af kontraktstyringsprocessen. Det holder også contract managers og kontraktorganisationer ansvarlige for deres handlinger. Forretningsetik hjælper med at undgå tab af arbejdspladser og forretning, omdømmeskade og civilretlige og strafferetlige sanktioner.

2.4 Overholdelse af regler og lovgivning (”compliance”)

En central færdighed inden for kontraktstyring er overholdelse af gældende love, myndighedsbestemmelser, kontrakter, politikker og forretningsetik. Overholdelse af flere krav kan forekomme i hele kontraktens livscyklus.

Kontraktstyringsansvarlige har compliance-ansvar vedrørende forretningsetik, forebyggelse, interne kontrolsystemer, overvågning, revision, rapportering, undersøgelse, håndhævelse, disciplin og korrigerende handlinger.

For at overholde kravene skal de kontraktstyringsansvarlige have et praktisk kendskab til de love, kodekser, bestemmelser, politikker og andre vejledningskilder, der definerer det miljø, som kontraktstyingsansvarlige opererer i. Det er også afgørende for kontraktstyingsansvarlige at vide, hvornår og hvordan man får adgang til specifikke juridiske rådgivningstjenester for at understøtte kontraktens mål.

Desuden er det vigtigt for kontraktstyingsansvarlige at overholde og argumentere for alle lokale og internationale compliance-bestemmelser, herunder overholdelse af handelsbestemmelser og handelskontrollove, ophavsretslove, privatlivs- og databeskyttelse, cyber- og fysisk sikkerhed samt konkurrenceretlige regler.

2.5 Situationsbedømmelse

At udnytte erfaringer til at håndtere nuværende og fremtidige kontrakter er et afgørende ansvar i forbindelse med kontraktstyring. Succesfulde kontraktstyringsansvarlige:

1. Indsamler, dokumenterer og deler viden effektivt;

2. Anvender læring fra tidligere kontrakter gennem dokumenterede erfaringer;

3. Former og styrer kontraktkrav, så de stemmer overens med en organisations vision, mission og strategiske mål;

4. Anerkender, hvordan tilsyneladende uafhængige kontrakthandlinger påvirker hinanden nu og i fremtiden;

5. Forstår principperne for produkt- og systemlivscyklus;

6. Bruger markedsundersøgelsesteknikker til at indsamle, analysere og implementere markedsinformation;

7. Identificerer og implementerer muligheder for procesforbedring og -optimering;

8. Søger input og indsigt fra fageksperter;

9. Sikrer afslutningen af kontraktstyringsprocesser inden for definerede tidsfrister; 

10. Forhandler meningsfulde kontraktvilkår, der opfylder kundernes og interessenternes behov.

2.6 Teamdynamikker

Køber- og sælgerteams kombinerer de funktionelle discipliner hos købere og sælgere med det fælles formål at tilfredsstille kundernes behov. Mens køber- og sælgerteams kan arbejde uafhængigt i fasen før tildeling af kontrakten, bliver forholdet formelt ved kontrakttildeling og fortsætter som et enkelt team, indtil kontrakten er afsluttet. Medlemmer af køber- og sælgerteams forventes at tilføre værdi ved at udføre deres funktioner og kende deres roller gennem alle faser af kontraktens livscyklus.

For at få succes, skal hvert medlem have et praktisk kendskab til alle interessentrollerne i teamet. De roller, som den contract manager eller den kontraktstyringsansvarlige sandsynligvis vil interagere med, kan omfatte fagfolk fra teknik og teknologi, salg og kundestyring, finans, jura, logistik, projektledelse, indkøb, forsyningskæde, kvalitetskontrol og andre. Køber- og sælgerteams kan omfatte medlemmer internt i deres organisation og/eller eksterne repræsentanter.

Kendskab til hver rolle hjælper teamet med at arbejde sammenhængende, identificere huller eller overlap i ansvarsområder og sikre problemfri drift.

Køber- og sælgerteams skal være i stand til at:

1. Udføre meningsfuldt samarbejde for at træffe præcise og rettidige beslutninger, samtidig med at de løser komplekse kontraktproblemer og danner et effektivt kontraktforhold;

2. Identificer muligheder for procesforbedring og -optimering;

3. Indsamle og registrere indhøstede erfaringer.

2.7 Kommunikation og dokumentation

2.7.1 Kommunikation

Effektiv kommunikation mellem alle berørte parter er afgørende for at sikre resultater i kontraktstyringen. Kommunikation skal:

1. Minimere effekten af personlige bias;

2. Maksimere sandsynligheden for nøjagtige resultater; 

3. Fremme kommunikationen mellem berørte parter.

2.7.2 Dokumentation

Kontraktstyringsansvarlige/contract managers fremmer kommunikationen gennem klar, præcis dokumentation og utvetydige processer. Dokumentation udarbejdes, registreres og opbevares ofte i passende systemer, uanset medie, for at understøtte trufne beslutninger og handlinger. Eksempler på emner, der skal dokumenteres, omfatter, men er ikke begrænset til:

1. Kontrakter og den planlægningsstrategi, der fører til en kontrakt;

2. Verbale og nonverbale udvekslinger;

3. Begrundelse anvendt i beslutningstagning og forretningsmæssig vurdering;

4. Gensidigt aftalte forventninger;

5. Planlagte og uplanlagte begivenheder;

6. Performanceproblemer og ansvarlighed;

7. Konflikter og deres løsninger;

8. Ændringer og foreslåede løsninger;

9. Risikostyring og -reduktion;

10. Udvikling og udførelse af forretningsmuligheder;

11. Kontraktoverholdelse og leverancekvalitet;

12. Planer og programmer til styring af køber- og sælgerrelationer; 

13. Opnået viden og erfaringer.

3. Introduktion til kontraktens livscyklusfaser

Kontrakter har en tydelig begyndelse og slutning, og kontraktens livscyklus definerer disse parametre. Kontraktens livscyklus består generelt af tre kontraktfaser: 

1. Før tildeling (pre-award), 

2. Tildeling (award) 

3. Efter tildeling (post-award).

Kontraktstyringsprocesser udført af de kontraktstyringsansvarlige falder generelt i fem domæner inden for de tre kontraktens livscyklusfaser. 

Figur 2 illustrerer, hvordan domænerne relaterer sig til livscyklusfaserne og figur 3 illustrerer domænerne og deres resultater. Hver fase og domæne i kontraktens livscyklus har specifikke kompetencer og jobopgaver, der tilsammen kaldes 'processer':

4. Opsummering

I denne artikel har vi fokuseret på de principper (”Guiding principles”) der skal anvendes, når man udøver den daglige praktiske contract management, ligesom kontraktens livscyklus er blevet introduceret.

Mens processerne beskriver, hvad de kontraktstyringsansvarlige almindeligvis skal gøre for at understøtte de kontrakt-relaterede interessent-relationer, der skabes gennem integration og interaktion mellem jobopgaver og processer i kontraktens livscyklus, så beskriver de vejledende principper altså, hvordan kontraktstyring bør udføres.

I den tredje artikel kigger vi nærmere på, hvad der skal udføres af de kontraktstyringsansvarlige på køber- og sælgerside undervejs i kontraktens livscyklus.