René Franz Henschel
23. sep. 2024
Enhver organisation bør have en standardiseret tilgang til håndtering af kontrakter. En KontraktStyringsPlan (KSP) giver et overblik over styringen af kontrakten i dens driftsfase fra et operationelt, økonomisk og leverancemæssigt perspektiv, der også er egnet til afrapportering.
Målet med en KSP er en konceptualisering af, hvordan kontrakten skal fungere i udførselsfasen, hvis kontraktkravene skal opfyldes for at opnå målsætningen med kontrakten i såvel finansiel, tidsmæssig som kvalitetsmæssig betydning.
En KSP hjælper endvidere de involverede til at tænke i praktiske termer for at teste logik og gennemførlighed fra et tidligt stadium, før kontrakten går i drift.
En KSP skal tilpasses og detaljeres så den kan anvendes på operationelt niveau på de forskellige kontrakter. Detaljegraden og indholdet afhænger bl.a. af kontraktens værdi, risici, tidshorisont og kompleksitet.
Som udgangspunkt er KSP ikke et kontraktretligt dokument, men den skal være i overensstemmelse med kontrakten. Selvom en KSP grundlæggende er et internt dokument, kan man vælge at inkludere en KSP i udbudsmaterialet, for at informere leverandørerne om, hvordan kontrakten vil blive styret af kunden. En KSP kan senere udvikle sig til at blive et bilag til kontrakten.
Hvis der er konflikt mellem kontrakten (inklusive alle dens bilag) og en KSP, skal kontrakten have forrang. Eventuelle forskelle skal behandles via kontraktens ændringsprocedure og dokumenteres.
En KSP bør være kendt af og underskrevet lokalt af de operationelle ledere af kontrakten på både kunde- og leverandørsiden. Den har en vigtig funktion i at vejlede organisationens kontraktstyringsproces, og er et vigtigt risikostyringsværktøj for at sikre, at den ansvarlige contract manager (eller den der nu måtte optræde i rollen som contract manager, f.eks. en projektleder) identificerer og adresserer alle relevante spørgsmål gennem hele kontraktens løbetid.
Samtidig er en KSP en yderst vigtig kilde til vidensoverførsel i tilfælde af en ændring af personkredsen, f.eks. hvis der indtræder en ny contract manager, projektleder eller lignende.
En KSP kan også anvendes til at informere organisationens ledelse (f.eks. administrerende direktør, indkøbsledelsen og seniormanagement) om kontraktadministrationsprocessen, hvilke krav der stilles til leverancestyring, bod og betalinger samt eventuelle relevante risici forbundet med kontrakten. Herudover tjener en KSP som et fundament for afrapportering, herunder til hvem der skal afrapporteres, format og indhold samt frekvens.
Indholdet af en CMP omfatter typisk følgende punkter:
1: Kontraktresumé og baggrund inklusiv nøgledokumenter
2: Formål og mål med kontrakten
3: Nøgleleverancer og KPI'er, herunder specifikt output og resultater samt strategiske og operationelle KPI'er (f.eks. bæredygtighed og compliance)
4: Obligatoriske krav og rapportering
5: Roller, ansvar og interessenter (RACI), herunder kontrakt-/projektstyring og kontraktledelsesansvar
6: Vurdering af kompleksitet/risikovurdering/værdivurdering for at bestemme passende styringsaktiviteter og intensitet
7: Leverance- og risikostyring (kommercielle risici)
8: Kontraktstyringsmøder
9: Leverancestyring (praktisk styring og eskalationsprocedurer)
10: Ændringsstyring
11: Kravstyring
12: Konfliktløsning og ophør
13: Kontrakt-audit / -gennemgange
14: Færdiggørelse og afslutning af kontrakten
15: Kontrakttransition
16: Endelig kontraktgennemgang/erfaringer – input til sourcingproces osv.
17: Resumé af nøgleaktiviteter og datoer (kontraktsammendrag)
18: Underskrift
19: Vedhæftede filer
Det er meget vigtigt at identificere nøgleinteressenter og eventuelle potentielle forpligtelser, de måtte have, samt de vigtigste kommercielle og kontraktmæssige risici og hvordan disse vil blive håndteret og afbødet.
Man skal også sørge for at identificere de vilkår og betingelser, der skal understøtte de aftalte mål og strategier, f.eks. kontraktincitamenter som bod eller bonus, og hvilke adfærdsmønstre der kræves under udførelsen og leveringen af kontrakten. Det er også vigtigt at identificere de formelle værktøjer til styring af relationen mellem kunde og leverandør. Disse vil variere fra kontrakt til kontrakt afhængigt af de individuelle krav og dybden af samarbejdsrelationen.
De interne interessenter bør forstå og acceptere det nødvendige niveau af kontraktstyring. Den ansvarlige contract manager bør indsamle og dokumentere alt det ovenstående i en KSP som en del af den samlede kontraktuelle og kommercielle strategi.
En organisation kan proaktivt vurdere en leverandørs evne og vilje til at opfylde kravene til kontraktstyring, hvis en KSP er inkluderet i udbudsmaterialet samt i forbindelse med tilbudsevaluering. Eksempler på dette inkluderer leverandørens accept af frekvensen og deltagelsen i møder, adgang til leverandørpersonale og levering af specifik information inden for bestemte tidsrammer.
Du kan lære mere om udvikling af en KSP på følgende NSCCM-kurser og certificeringer:
Grundlæggende niveau:
1: Grundlæggende kontraktstyring: Introduktion – KSP Skabelon. Basic Contract Management.
Øvet niveau:
2: CCM Practitioner: Introduktion til KSP Skabelon. Overvejelser om præstationsstyring, ændringsstyring og RACI i mellem-risikokontrakter.
Ekspertniveau:
3: CCM Advanced Practitioner: Deltagere skal udarbejde deres egen KSP på en individuel kontrakt eller udvikle en organisatorisk skabelon. Dette inkluderer alle trin i en KSP, inklusive specifikke RACI'er, risikovurderinger og leverandørudviklingsstrategier. Omfatter mellem- og højrisikokontrakter.