Manglende klarhed over kontrakters formål skaber spændinger og tab af værdi

Rapporten, der er lavet i samarbejde med Deloitte, bygger på forskning samt undersøgelser blandt WorldCC´s små 100.000 medlemmer.

Næsten 40 % af alle adspurgte mener, at kontrakter ikke lever op til deres grundlæggende formål – og det er en dramatisk forøgelse siden 2017, hvor kun 27 % af de adspurgte mente dette.

Men lad os træde et skridt tilbage – for hvad er en kontrakts formål?

WorldCC fastslår, at der i hvert fald er mindst 11 forskellige formål - og de adspurgte medlemmer forholder sig således:  

Kilde: WorldCC, september 2024. 

De altdominerende formål for medlemmerne er stadig (1) at dokumentere rettigheder, forpligtelser og ansvar samt (2) at beskytte parterne og give de nødvendige beføjelser i tilfælde af uenighed og konflikt. Herefter følger (3), at kontrakter skal tjene som et rammeværk for gensidig forretningsmæssig succes, og (4) som instrumenter for risikoallokering.  

Kontrakter skal også (5) tjene som effektive kommunikationsredskaber, ligesom de (6) skal tjene som rammeværk for den løbende styring af kontrakten og leverancer og som (7) værktøj for styring af de risici, der løbende opstår.  

Naturligt nok, er kontrakter også (8) instrumenter for at opnå finansielle fordele – men det er meget overraskende, at dette kun rangererer som nr. 8 ud af i alt 11 formål… 

Bemærkelsesværdigt er det, at formålene (9) at understøtte forretningsrelationer og (10) at give operationel vejledning i styring af kontrakten er faldet drastisk siden undersøgelsen i 2017. Endnu mere bemærkelsesværdigt er det imidlertid nok, at kontrakter ses mindre betydningsfulde i relation til (11) at demonstrere brand value og corporate values, hvilket er meget overraskenke, når man tænker på den øgede betydning af f.eks. ESG.  

Men hvad er den dybere forklaringen på disse formål og deres tilsyneladende vigtighed eller (forøgede) mangel på samme? Og er det de rigtige formål, vi forfølger? 

Uklarhed over formål skyldes bl.a. uvidenhed, manglende ledelse og uenighed om mål 

 Rapporten fastslår, at hvis ledelsen ikke forstå de forskellige formål og tager ansvar for at udforme contract management som en bredt funderet disciplin i organisationen, bliver resultatet ofte en kamp mellem forskellige domæner.  

Dette medfører, at der ikke bliver taget højde for kontrakters mange forskellige formål, og det kan føre til, at man fokuserer ensidigt på visse formål og dermed reducerer effekten af kontrakten. 

Det kan f.eks. være at contract management baseres i Legal, Indkøb eller en anden organisationsdel, uden at man samtidig tager hensyn til at kontraktstyring skal fungere som en helhed, der skal forfølge flere forskellige formål. En forankring i Legal kan føre til, at der bliver for meget fokus på juridisk risikostyring, hvilket kan betyde, at andre vigtige formål bliver overset eller underprioriteret. Her er et eksempel fra et WorldCC medlem, der har oplevet det i praksis (Senior Director, kontraktstyring (Aerospace & Defense)): 

For nogle år siden blev vores kontrakt- og kommercielle funktioner slået sammen med juridisk afdeling, og dette ændrede gradvist funktionen og dermed formålet med kontrakterne. Det var ikke en bevidst beslutning; det skete simpelthen bare undervejs, at hele fokus blev mere juridisk.  

Et eksempel er at vores tilgang til kontraktbetingelser og forhandlinger blev mere domineret af risikobetingelser, hvorimod Contract og Commercial Managers tidligere havde været mere optaget af levering og performance.  

De seneste års usikkerheder og volatilitet i markederne resulterede ikke i en formel revurdering af denne tilgang, men det blev tydeligt, at manglende fokus og færdigheder i den efterfølgende styring af kontrakterne samt mindre opmærksomhed på sikring af kvaliteten af ting som definition af scope og KPI’er, forårsagede problemer med kunderelationer og den finansielle performance. 

Selvom de diskussioner, der er i gang lige nu i organisationen, ikke specifikt relaterer sig til formålet med kontrakter, er det reelt det, der er tale om. 

Et ensidigt fokus på enkelte formål uden hensyntagen til ”det store billede” kan føre til en manglende retning på initiativer, tab af værdi samt øgede modsætninger og konflikt mellem interessenterne internt i organisationerne. Der risikerer med andre ord at gå politik i contract management. Dette kan igen føre til overilede beslutninger, hvor contract management ”forankres” i en bestemt forretningsenhed eller funktion – med negative konsekvenser til følge for visse andre formål. 

Spændingerne forstærkes af et øget behov for, at kontrakter skal kunne tilpasse sig skiftende omstændigheder og ændrede forretningsbehov - f.eks. lovkrav om GDPR eller bæredygtighed. For hvordan skal dette udmøntes i kontrakter og styringen af disse? Skal der f.eks. være fokus på compliance og bod, når leverandører ikke overholder GDPR eller bæredygtighedskrav? Eller skal fokus ligge på proaktiv dialog, standarder og samarbejde? Eller skal ”værktøjerne” kombineres – og hvordan? 

Denne udvikling stiller større krav til forståelse, kommunikation, samarbejde og relationelle kompetencer mellem de interne interessenter, såvel som mellem kunde og leverandør. Og her er det vigtigt, at ledelsen går forrest.  

Dette kræver dog, at ledelsen forstår de forskellige formål kontrakter har, samt hvorfor det er vigtigt, at alle i organisationen – og de relevante leverandører – bliver hørt og arbejder sammen som et team om at forbedre hele kontraktens livscyklus.  

Rapporten understreger også, at der ikke bør ikke være monopol på bestemte formål eller styringen heraf, medmindre dette har en helt særlig begrundelse. Dette kan f.eks. være fordi transaktionens type, den type af relation der er mellem parterne, eller bestemte lovkrav nødvendiggør eller retfærdiggør en bestemt type af formål i kontrakten – og i den efterfølgende styring af denne. 

Men hvad er så kontrakters formål – og hvad kan vi gøre bedre fremover? 

I rapporten forsøger WorldCC afslutningsvist at definere hovedformålet med en kontrakt – eller måske rettere et princip for, i hvilken retning de forskellige formål samlet skal styre: 

At beskytte og fremme parternes økonomiske og finansielle interesser ved at etablere en tydelig og gensidig aftale om deres rettigheder, forpligtelser og forventninger.  

Dette formål omfatter den teoretiske del af juridisk håndhævelse, men den praktiske værdi i den juridiske håndhævelse ligger i at skabe et moralsk og etisk ansvar, der opmuntrer parterne til at opfylde deres forpligtelser, som fremme tillid og samarbejde og som giver en ramme for løsning af tvister.  

Derfor fungerer kontrakten både som et juridisk værktøj og som et grundlag for at opnå gensidigt fordelagtige økonomiske resultater. 

Samtidig opfordrer World CC til, at vi gentænker vores ”kontraktvaner”, og forslår her at inddrage disse punkter: 

• Fokusér på at fremme og styrke det samarbejde, der er nødvendigt for at opnå fælles fordele.

• Gør kontrakterne til operationelle vejledninger, der tydeligt beskriver, hvad der leveres, og hvilken værdi det skaber. 

• Definér "must-haves" ud fra transaktionstypen og den rolle, hver part har. 

• Sæt disse "must-haves" i centrum for indsatsen, og bevæg dig væk fra foruddefinerede koncepter herunder generelle vilkår og betingelser. 

• Håndtér risici gennem pragmatiske og operationelle løsninger, frem for at forsøge at forudse og fastlåse alle eventualiteter på forhånd i restriktive standardregler som f.eks. ansvarsbegrænsning og opsigelse. 

• Skift fokus i forhandlingerne til, hvordan vi styrer vores kontrakt, vores samarbejde og hele vores økosystem i praksis, så resultaterne opnås. 

• Brug data til at skabe indsigt og for at vurdere, om kontraktrammen stadig er "fit for purpose", så den kan holde trit med de skiftende eksterne omstændigheder. 

World CC understreger afslutningsvist, at disse ændringer kun kan ske, hvis ledelsen samt juridiske teams og kontraktteams foretager nogle ændringer først. Der er behov for at ledelse, jurister og kontraktteams arbejder sammen, så: 

• De tilpasser deres tilgang til kontrakter og er villige til at slippe deres traditionelle tilgang; 

• De går foran og viser vejen, ved at tage de nye metoder til at håndtere kontrakter til sig, og derved skaber en ændring i tankegangen i organisationen; 

• De griber muligheden for at lede, og genopfinder måden man indgår kontrakter på. 

NSCCM vil i den kommende tid sætte yderligere fokus på indholdet af denne vigtige rapport på vores LinkedIn-profil og i de kommende nyhedsbreve.